102 : Mettre en place une bonne équipe d’admins

Les admins doivent agir rapidement et mettre en application les règles de leur communauté de façon stricte face aux comportements et aux contenus inappropriés. Une bonne équipe d’admins crée un environnement dans lequel les membres se sentent assez en sécurité et à l’aise pour s’exprimer. Il peut être utile de mettre en valeur les interactions positives, par exemple en félicitant les membres qui respectent les règles de la communauté et qui ont un comportement constructif. Partagez régulièrement des ressources pour éduquer vos membres, qui doivent prendre conscience et assumer la responsabilité du contenu qu’ils partagent et approuvent.

Si un contenu offensant ou indésirable est partagé, prenez rapidement des mesures pour le supprimer et, si besoin, signalez et bannissez les membres qui en sont à l’origine. Présentez vos excuses aux autres membres et rappelez-leur qu’ils peuvent supprimer les contenus qu’ils trouvent inappropriés de leur appareil. Il s’agit d’une bonne occasion de rappeler au groupe les règles de la communauté en termes de comportements. De bonnes règles permettent de créer un espace sûr et de fixer des attentes claires concernant ce que les membres peuvent faire ou non.

Encouragez les membres à interagir positivement et à vous signaler les comportements négatifs qui enfreignent les règles de la communauté. Invitez-les à s’adresser à votre équipe d’admins et à vous en cas de questions ou de préoccupations.

Rappelez aux membres d’utiliser WhatsApp de manière responsable et de se respecter.

• Envoyez uniquement des messages aux membres que vous connaissez, avec lesquels vous avez déjà échangé ou qui vous ont demandé de les contacter.
• Ne contactez pas les membres qui vous ont demandé de ne plus leur envoyer de messages.

À propos du blocage et du signalement de contacts

En tant qu’admin, le ton de vos communications influence la façon dont vos groupes et membres échangent et interagissent. Pour gérer un conflit ou répondre à des préoccupations, il est important d’être à l’écoute afin de comprendre les membres et de leur fournir des conseils et un soutien. Faire preuve d’empathie signifie vous mettre à la place des autres pour comprendre leur point de vue et leurs sentiments.

Pour créer une communauté respectueuse, vous devez montrer l’exemple :

• Faites preuve de bienveillance et de politesse
• Démontrez votre ouverture d’esprit et acceptez les différents points de vue
• Soyez sensible aux attentes de vos membres
• Traitez tout le monde de la même manière
• Combattez les préjugés et les stéréotypes

L’empathie vous aide également à vous concentrer sur les besoins et les motivations de vos membres. Demandez-vous en permanence pourquoi chaque membre fait partie de votre communauté et comment vous pourriez l’aider à atteindre ses objectifs. Les membres auront plus de facilité à partager et à interagir si vous leur montrez que vous êtes sincère et que vous tenez compte de leurs intérêts.

Comment activer ou désactiver les messages éphémères dans un groupe

Les communautés WhatsApp aident les admins à organiser les conversations plus efficacement et évitent la surcharge de travail lorsqu’il faut gérer un grand nombre de membres et de groupes dans une vaste communauté.

Travaillez avec votre équipe d’admins pour mieux gérer votre temps et votre charge de travail. Voici quelques conseils :

• Partagez les responsabilités. Formez votre équipe de façon à ce qu’elle soit confiante et décisive.
• Planifiez à l’avance. Cherchez des idées et créez des plans d’action ensemble pour que tout le monde soit en phase.
• Fixez des limites. Indiquez aux membres et aux groupes à quel moment vous serez en ligne pour répondre à leurs attentes. Personne ne devrait travailler 24 h/24 et 7 j/7, donc utilisez les notifications et personnalisez-les par groupe ou par membre, ou bien désactivez-les complètement.

Vous devez vous souvenir que votre équipe a une vie en dehors de la communauté. Le respect du temps personnel de chaque admin permettra à tout le monde de trouver un équilibre entre vie professionnelle et vie privée.

Comment gérer vos notifications

Il peut arriver que vous ne souhaitiez plus diriger votre communauté ou que son objectif a été atteint. En cas de changement de situation, vous pouvez passer la main à quelqu’un d’autre ou désactiver la communauté.

Réfléchissez à la personne qui serait la plus apte à remplir votre rôle, puis parlez-en à l’ensemble de votre équipe d’admins.

Avant de désactiver votre communauté, demandez-vous si elle est toujours saine et active. Posez-vous les questions suivantes :

• Est-ce que les membres interagissent toujours ?
• Y a-t-il beaucoup de groupes et de membres qui demandent encore à rejoindre la communauté ?
• Est-ce que beaucoup de membres et de groupes quittent la communauté ?
• Le nombre total de membres diminue-t-il constamment ?

Si de moins en moins de personnes interagissent dans la communauté, si elle n’est plus vraiment utilisée ou si son objectif a été atteint, il peut être approprié de la désactiver.

La désactivation de la communauté rendra le groupe d’annonces inutilisable et supprimera les groupes de la communauté. Cependant, les groupes resteront utilisables et leurs membres pourront continuer à communiquer et à envoyer des messages. Diffusez un dernier message pour prévenir les membres de votre communauté avant de la désactiver.