102: Come essere un buon amministratore di community

Gli amministratori devono agire tempestivamente e in modo severo per far rispettare le regole della community quando si trovano di fronte a comportamenti o contenuti inappropriati, in modo da creare un ambiente in cui i membri si sentano sicuri e a loro agio quando si esprimono. È sempre buona prassi valorizzare le interazioni positive, per esempio mostrando apprezzamento per i membri che dimostrano un comportamento consono e rispettano le regole della community. Condividi regolarmente materiale informativo per i partecipanti, e rendili consapevoli e responsabili dei contenuti che stanno condividendo o supportando.

Se nei messaggi viene inviato o condiviso del materiale offensivo, cancellalo rapidamente e se necessario segnala e rimuovi il membro che lo ha inviato. Porgi le scuse al gruppo e ribadisci che tutti possono cancellare ogni tipo di contenuto inappropriato sui propri dispositivi. Si tratta anche di un'ottima opportunità per ribadire al gruppo quali regole della community si applicano in questi casi. Delle buone regole creano uno spazio sicuro e stabiliscono chiaramente quello che i partecipanti dovrebbero o non dovrebbero fare all'interno della community.

Esorta i membri a impegnarsi positivamente e ad avvisarti della presenza di comportamenti negativi che violano le regole della community. Informali che possono mettersi in contatto con te e con il tuo team di amministratori se hanno qualsiasi domanda o preoccupazione.

Ricorda ai membri di usare WhatsApp in modo responsabile e rispettarsi a vicenda

• Invia messaggi solo alle persone che conosci, a chi ti contatta per primo o a chi chiede di essere contattato;
• Non contattare chi ti chiede di non farlo.

Informazioni su come bloccare e segnalare contatti

In qualità di amministratore, il tono delle tue comunicazioni influirà sul modo in cui i membri comunicano e interagiscono gli uni con gli altri. L'ascolto è importante per capire, guidare e offrire supporto quando si affrontano conflitti o preoccupazioni. Interagire con empatia significa metterti nei panni di qualcun altro per capirne il punto di vista e i sentimenti.

Per creare una community rispettosa, dai il buon esempio:

• Mantenendo gentilezza ed educazione;
• Dimostrando di avere una mentalità aperta e accettando le opinioni differenti;
• Mostrando sensibilità verso i membri;
• Trattando tutti alla pari;
• Rifiutando pregiudizi e stereotipi.

L'empatia ti aiuterà anche a concentrarti sulle necessità e le motivazioni dei membri. Non smettere di chiederti perché una persona fa parte della tua community e come puoi aiutarla a raggiungere i suoi obiettivi. I partecipanti saranno più predisposti a condividere e a interagire se percepiscono sincerità e mostri di aver a cuore i loro interessi.

Come attivare e disattivare i messaggi effimeri in un gruppo

Community di WhatsApp aiuta gli amministratori a organizzare le conversazioni in modo più efficace, riducendo il carico di lavoro nella gestione di numerosi membri e gruppi in una community ampia.

Lavora assieme al tuo team di amministratori per gestire il tempo e il carico di lavoro. Ecco alcuni consigli che potrebbero tornarti utili:

• Condividi le responsabilità. Prepara il tuo team a essere deciso e sicuro di sé.
• Pianifica in anticipo. Raccogli idee assieme al tuo team e crea piani d'azione, in modo che siate tutti sulla stessa lunghezza d'onda.
• Imposta dei limiti. Comunica ai membri e ai gruppi quando potranno trovarti online, in modo che possano organizzarsi. Non ci si aspetta da nessuno che lavori 24 ore su 24, perciò usa le impostazioni per personalizzare le notifiche in base al gruppo o ai membri oppure silenziarle.

È importante anche ricordarsi che il team ha una vita al di fuori della community. Rispettare il tempo libero di ognuno permetterà a tutti di godere di un sano equilibrio tra lavoro e vita privata.

Come gestire le notifiche

Potrebbe arrivare il momento in cui tu non abbia più voglia di essere leader della community, oppure l'obiettivo della community potrebbe essere stato portato a termine. Se le circostanze cambiano, potrebbe essere il momento di trasferire il ruolo a un nuovo amministratore o disattivare la community.

Sarebbe meglio pensare subito a chi potrebbe essere il tuo miglior rimpiazzo prima di parlarne con l'intero team di amministratori.

Prima di decidere se disattivare la community invece, valuta se sia ancora prospera e sana. Fatti queste domande:

• I membri sono ancora attivi e interagiscono tra loro?
• Ci sono molti nuovi gruppi o membri che richiedono di iscriversi alla community?
• Ci sono molti membri e gruppi che abbandonano la community?
• Il numero totale di partecipanti diminuisce costantemente?

Se le conversazioni stanno diminuendo, la community non viene più utilizzata come prima o se il suo obiettivo è stato portato a termine, forse è arrivato il momento di disattivarla.

La disattivazione della community renderà la bacheca degli avvisi inutilizzabile, e rimuoverà tutti i gruppi dalla home page della community. I gruppi, tuttavia, potranno ancora essere utilizzati e i partecipanti potranno continuare a collegarsi e a inviare messaggi. Prima di disattivare la community, comunica la tua intenzione di disattivarla tramite messaggio.