203: Cómo administrar y asignar roles en comunidades con varios administradores

La mejor manera de formar un equipo de administradores es buscar entre los miembros más activos o los que sabes que comparten tu pasión por la comunidad y sus valores. También puedes publicar un aviso para buscar voluntarios o pedir que se presenten candidatos. Para evaluar a los voluntarios y candidatos, analiza cómo pueden ayudarte a avanzar en tu misión, su actividad en los grupos y sus interacciones con otros miembros.

Otra idea es considerar lo que los administradores pueden hacer que tú no. Disponer de un equipo con habilidades y especialidades complementarias te permitirá reforzar el trabajo en equipo y el rendimiento. A su vez, considera reclutar administradores que reflejen la diversidad de tu comunidad. Su capacidad para representar las diferentes perspectivas de los miembros puede ser útil a la hora de establecer una estrategia y gestionar cualquier desafío con el contenido o los miembros.

Una buena idea es comunicarte con tu equipo de administradores y acordar los criterios para añadir nuevos administradores. Asegúrate de que estén alineados contigo y con los administradores actuales. Cuantos más administradores haya, mejor se distribuirá la carga de trabajo, pero más complejidad habrá. Asegúrate de que los nuevos administradores sean personas con las que todos se sientan cómodos trabajando.

Los administradores de la comunidad pueden eliminar a otros administradores. Tú también puedes eliminarte a ti mismo, a menos que seas el creador de la comunidad. Si un administrador quiere irse, informa al equipo y busca un reemplazo adecuado.

Puede ocurrir que un miembro de la comunidad rechace convertirse en administrador o que un administrador renuncie a esta función. Si esto sucede, es importante respetar su decisión, pero comunícate con la persona para conocer sus inquietudes y saber por qué tomó esta determinación.

A medida que añadas nuevos miembros a la comunidad y a tus equipos de administradores, es importante que los apoyes dándoles acceso a capacitaciones, herramientas y recursos. Recuerda dirigirlos a este Centro de aprendizaje de Comunidades.

Evalúa la posibilidad de crear un grupo exclusivo para administradores para que el equipo pueda estar conectado, pedir consejos y dar su opinión. Cuando se sume alguien nuevo, asígnale a un administrador existente como mentor o compañero para que cuente con una persona a la que pueda pedirle ayuda y plantear las dudas que tenga. Te recomendamos que organices actividades sociales con regularidad para que los administradores se relajen y refuercen sus vínculos.

Asegúrate de que tu equipo sepa cuánto lo valoras felicitándolo y agradeciéndole su servicio.

Recuerda prestar atención a indicios de agotamiento. Anima a tu equipo a ponerse en contacto con otros administradores para obtener apoyo. Tómate un descanso si lo necesitas.

A medida que tu comunidad crece, es importante compartir y equilibrar la carga de trabajo de los administradores. Es muy aconsejable programar llamadas en grupo regulares entre los administradores para compartir información, comentar problemas y coordinar las tareas.

Conocer las diferentes fortalezas y habilidades que tienes en tu equipo te ayudará a asignar los roles y acordar los parámetros de responsabilidad de cada administrador. Por ejemplo, tal vez un administrador es bueno gestionando conflictos, por lo que puedes solicitarle que se encargue de las situaciones complicadas.

No olvides acordar el horario de trabajo de cada administrador, sin perder de vista que los miembros de la comunidad pueden necesitar apoyo constante. Es recomendable comentar con qué rapidez se espera que los administradores respondan las preguntas de los miembros.

Cuando se trabaja como equipo, siempre es posible que surjan conflictos. Si sientes frustración o algo te irrita, tómate un tiempo para descansar. Si notas que un miembro del equipo se está estresando o está nervioso, comunícale empatía y sugiérele que se tome un descanso.

Escucha atentamente y haz muchas preguntas para entender mejor qué está causando la frustración antes de decidir cómo resolver la situación. Te recomendamos considerar otros roles que podrían resultarles más adecuados.

Antes de eliminar a un administrador, ten una conversación con esa persona y explícale cómo afectan sus acciones a los demás administradores y a la comunidad. Es una oportunidad para hacerle comentarios relevantes y permitir que esa persona corrija su comportamiento.

Si sigue sin poder trabajar con los demás, elimina a esa persona del equipo de administradores, pero permítele quedarse en la comunidad. Evalúa la opción de publicar un aviso en el que informes sobre el cambio y le desees lo mejor a esa persona, para luego seguir adelante.