Éléments clés à prendre en compte lors de la création d'une nouvelle communauté ou de l'ajout de groupes à une communauté WhatsApp.
Apprenez à vos admins et membres de groupe à créer et maintenir une expérience enrichissante au sein de votre communauté.
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Découvrez comment des personnes de différents secteurs utilisent WhatsApp pour développer leurs communautés.
Créez et formez votre équipe d’admins améliore votre capacité à gérer votre communauté et à répondre aux problèmes. Découvrez comment recruter une équipe d’admins fiable, déléguer, vous soutenir mutuellement et gérer les conflits potentiels.
"Nous disposons d’une grande communauté qui comprend plusieurs sous-groupes dédiés à différents sujets. Il est essentiel de pouvoir compter sur des admins capables de gérer les groupes de façon professionnelle et efficace, et de les développer facilement."
- Arun, Pinkishe Foundation
En tant qu’admin, vous pouvez avoir l’impression que votre travail ne s’arrête jamais. La gestion des questions, des demandes et des conflits peut rapidement vous accabler. Vous pouvez prendre des mesures en équipe pour gérer au mieux les difficultés qui peuvent survenir à mesure que votre communauté grandit. Réfléchissez avec votre équipe à des règles et des processus clairs pour partager les responsabilités et les tâches tout en tenant compte des forces et des limites de chaque personne.
Pour former votre équipe d’admins, il est recommandé de chercher parmi vos membres qui s’impliquent le plus ou qui partagent votre passion pour la communauté et ses valeurs. Vous pouvez également publier une annonce pour rechercher des volontaires. Évaluez ces personnes en tenant compte de la manière dont elles contribuent à votre mission, de leur activité au sein des groupes et de l’historique de leurs interactions avec les autres membres.
Vous pouvez également réfléchir aux nouvelles compétences que vos admins peuvent apporter à votre équipe. Pouvoir compter sur des personnes aux compétences et spécialités variées et complémentaires rendra votre équipe plus efficace. Pensez également à recruter des admins qui reflètent la diversité de votre communauté. C’est en représentant les horizons variés de vos membres que vous pourrez définir plus facilement une stratégie et gérer les difficultés liées au contenu ou aux membres.
Il est conseillé de communiquer avec votre équipe d’admins et de vous mettre d’accord sur les critères d’ajout. Assurez-vous que les nouvelles recrues sont en phase avec vous et avec les autres admins. En recrutant plus d’admins, vous pourrez mieux répartir la charge de travail, mais les difficultés à gérer l’équipe risquent d’augmenter. Assurez-vous que les nouvelles recrues sont des personnes avec qui vous êtes à l’aise pour travailler.
Les admins de la communauté peuvent révoquer les droits des autres admins. Vous pouvez également révoquer vos propres droits, sauf si vous avez créé la communauté. Si un admin veut partir, informez votre équipe et cherchez quelqu’un qui convient en remplacement.
Il peut arriver qu’un membre de la communauté refuse de devenir admin ou qu’un admin veuille abandonner sa fonction. Dans une telle situation, il est important de respecter sa décision, mais également de lui tendre la main pour comprendre ses préoccupations et les raisons de son choix.
Lorsque vous ajoutez des membres à vos équipes d’admins de la communauté et de groupe, il est important de les soutenir avec une formation, des outils et des ressources. N’oubliez pas de les orienter vers le Centre de formation sur les communautés !
Envisagez de créer un groupe réservé aux admins pour leur permettre de mieux se connaître, de demander conseil et de partager leur avis sur différents sujets. Affectez un ou une admin pour guider ou former les nouvelles recrues. De cette manière, elles auront une personne vers qui se tourner pour obtenir de l’aide et des réponses à leurs questions. Il peut être judicieux d’organiser régulièrement des activités qui sortent du cadre de la gestion de la communauté pour que les admins se détendent et renforcent leurs liens.
Assurez-vous que les membres de votre équipe savent à quel point vous les appréciez en les félicitant et en les remerciant pour leurs services.
N’oubliez pas de surveiller tout signe de surmenage. Encouragez les membres de votre équipe à contacter d’autres admins pour obtenir de l’aide. Faites une pause si besoin.
À mesure que votre communauté se développe, il est important de partager et d’équilibrer la charge de travail de vos admins. Il est vivement recommandé de programmer régulièrement des appels de groupe entre admins pour partager des informations, discuter des problèmes et s’accorder sur les tâches.
Comprendre les différentes forces et compétences dont vous disposez au sein de votre équipe vous aidera à mieux attribuer les rôles et à convenir des responsabilités de chaque admin. Par exemple, si certains membres de l’équipe d’admins savent mieux gérer les conflits que d’autres, vous pouvez leur demander de gérer les situations sensibles.
Il est aussi important de convenir des heures de travail de chaque admin, tout en gardant à l’esprit que les membres de votre communauté peuvent avoir besoin de votre aide à tout instant. Il est également judicieux de discuter des délais de réponse attendus lorsque les membres sollicitent les admins.
Lorsque vous travaillez en équipe, il est toujours possible que des conflits surviennent. Si vous ressentez une frustration ou de l’irritabilité, autorisez-vous une pause. Si vous remarquez qu’un membre de l’équipe est stressé ou nerveux, discutez avec lui en faisant preuve de compréhension et suggérez-lui de se mettre en retrait.
Écoutez-le attentivement et posez autant de questions que nécessaire pour mieux comprendre ce qui cause la frustration avant de déterminer comment la résoudre. Vous pourriez envisager d’autres rôles qui lui conviendraient mieux.
Avant de supprimer un ou une admin, discutez avec cette personne et expliquez-lui de quelle manière ses actes ont des conséquences négatives sur les autres admins et/ou la communauté. C’est l’occasion pour vous de faire part de votre ressenti et pour cette personne de se remettre en question et d’améliorer son comportement.
S’il s’avère impossible de travailler avec cette personne efficacement, révoquez ses droits d’admin, mais autorisez-la à rester dans votre communauté, en faisant éventuellement une annonce sur ce changement. Souhaitez-lui le meilleur pour la suite et allez de l’avant.
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