203: एक से ज़्यादा एडमिन वाली कम्युनिटी में रोल मैनेज और असाइन करना

अपनी एडमिन टीम तैयार करने का सबसे अच्छा तरीका अपने सबसे एक्टिव मेंबर्स को ढूँढना या कम्युनिटी और उसके मूल्यों के प्रति आपकी तरह जुनून रखने वाले मेंबर्स को चुनना होता है. आप यह घोषणा भी कर सकते हैं कि आपको वॉलंटियर्स की तलाश है या फिर आप लोगों को नॉमिनेट करने के लिए कह सकते हैं. वॉलंटियर्स और नॉमिनीज़ का इस आधार पर मूल्यांकन करें कि वे आपके मिशन में क्या योगदान दे सकते हैं, ग्रुप्स में उनकी एक्टिविटी कैसी रही है और वे दूसरे मेंबर्स के साथ किस तरह से इंटरैक्ट करते रहे हैं.

ऐसा करने का एक और अच्छा आइडिया यह है कि आप यह सोचें कि ऐसे कौन-से काम हैं जो आपके एडमिन तो कर सकते हैं, लेकिन आप नहीं कर सकते. टीम में ऐसे लोगों के होने से आप अपने टीमवर्क और परफ़ॉर्मेंस को बेहतर बना पाएँगे, जिनकी स्किल और खूबियाँ एक-दूसरे से अलग हों. साथ ही, अपनी टीम में ऐसे एडमिन को शामिल करने के बारे में सोचें, जो आपकी कम्युनिटी की विविधता दिखाएँ. मेंबर्स के अलग-अलग नज़रियों को सामने रखने की उनकी क्षमता से आपको अपनी स्ट्रेटेजी तय करने और कंटेंट या मेंबर्स से जुड़ी चुनौतियों का सामना करने में मदद मिल सकती है.

अपनी एडमिन टीम से बातचीत करना और नए एडमिन जोड़ने की शर्तें तय करना हमेशा अच्छा रहता है. यह पक्का करने की पूरी कोशिश करें कि उनके विचार आपसे और ज़्यादातर मौजूदा एडमिन से मिलते हों. टीम में ज़्यादा एडमिन होने से काम का बोझ कम करने में मदद तो मिलेगी, लेकिन ज़्यादा लोग होने से कई बार मुश्किलें भी हो सकती हैं. ऐसे लोगों को ही एडमिन बनाएँ, जिनके साथ काम करना सभी के लिए आसान हो.

एक कम्युनिटी एडमिन दूसरे किसी भी एडमिन को हटा सकता है. आप खुद को भी हटा सकते हैं, लेकिन आप ऐसा सिर्फ़ तभी कर सकते हैं, जब कम्युनिटी आपने खुद न बनाई हो. अगर कोई एडमिन, कम्युनिटी को छोड़ना चाहे, तो अपनी टीम को इसकी जानकारी दें और उस रोल के लिए किसी दूसरे सही व्यक्ति को ढूँढें.

आपके सामने ऐसी स्थितियाँ आ सकती हैं, जब कम्युनिटी का कोई मेंबर, एडमिन बनने से मना कर देगा या कोई एडमिन अपने एडमिन रोल को छोड़ देगा. अगर ऐसा हो, तो आप उनके फ़ैसले का सम्मान करें, लेकिन इस बात का भी पता लगाएँ कि उनके इस फ़ैसले के पीछे उनकी क्या चिंताएँ या कारण हैं.

जब आप अपनी कम्युनिटी और एडमिन टीम में नए मेंबर्स को जोड़ते हैं, तब उन्हें ट्रेनिंग, टूल्स और रिसोर्स देकर सपोर्ट करना ज़रूरी होता है. उनसे यहाँ - कम्युनिटी लर्निंग सेंटर पर जाने के लिए ज़रूर कहें!

एक ऐसा ग्रुप बनाएँ, जिसमें सिर्फ़ एडमिन हों. इससे एडमिन टीम के मेंबर्स एक-दूसरे को अच्छी तरह जान सकेंगे, एक-दूसरे से सलाह ले सकेंगे और फ़ीडबैक दे सकेंगे. किसी मौजूदा एडमिन को नए मेंबर का मेंटर या दोस्त बनाएँ, ताकि नया एडमिन अपने सभी सवालों के जवाब ढूँढने और मदद पाने के लिए अपने उस मेंटर से कॉन्टैक्ट कर सके. एडमिन को समय-समय पर सोशल एक्टिविटी कराना अच्छा होता है. इससे उन्हें रिलैक्स होने और आपसी रिश्तों को मज़बूत बनाने में मदद मिलती है.

अपनी टीम के मेंबर्स को उनकी सेवाओं के लिए बधाई और धन्यवाद देकर बताएँ कि वे आपके लिए कितने महत्वपूर्ण हैं.

हमेशा ध्यान दें कि कहीं कोई एडमिन तनाव में तो नहीं है. अपनी टीम को प्रोत्साहित करें कि वह ज़रूरत पड़ने पर दूसरे एडमिन से मदद माँगे. अगर ज़रूरत पड़े तो काम से ब्रेक ले लें.

जैसे-जैसे आपकी कम्युनिटी बढ़ रही है, यह ज़रूरी है कि उसके सभी एडमिन के काम बराबर बँटे हुए हों और उनमें संतुलन हो. जानकारी शेयर करने, समस्याओं पर चर्चा करने और काम को लेकर ताल-मेल बनाए रखने के लिए, समय-समय पर एडमिन ग्रुप की मीटिंग करना वाकई अच्छा होता है.

अपनी टीम के मेंबर्स की अलग-अलग क्षमताओं और स्किल को समझने से आपको उन्हें रोल असाइन करने और हर एडमिन की ज़िम्मेदारी तय करने में मदद मिलेगी. जैसे हो सकता है किसी एक एडमिन को विवादों को सुलझाना अच्छी तरह आता हो, ऐसे में आप उस एडमिन को संवेदनशील स्थितियों को संभालने का काम देने के बारे में सोच सकते हैं.

हर एडमिन के काम करने के समय के बारे में आपसी सहमति ज़रूर बनाएँ. साथ ही, इस बात का भी ध्यान रखें कि आपके कम्युनिटी मेंबर्स को किसी भी समय मदद की ज़रूरत पड़ सकती है. आप अपनी टीम से इस बारे में भी चर्चा कर सकते हैं कि आपके हिसाब से एडमिन टीम को मेंबर्स के सवालों के जवाब ज़्यादा से ज़्यादा कितनी देर में दे देने चाहिए.

टीम के तौर पर साथ काम करते समय, विवाद होने की संभावना हमेशा बनी रहती है. अगर आपको तनाव या परेशानी हो रही हो, तो आप ब्रेक ले सकते हैं. अगर आपको दिखाई दे कि आपकी टीम का कोई मेंबर तनाव में है या उन्हें गुस्सा आ रहा है, तो उनके साथ प्यार से बात करें और उन्हें ब्रेक लेने की सलाह दें.

उनकी समस्या को हल करने का तरीका सोचने से पहले, उनकी बातों को ध्यान से सुनें और ज़्यादा से ज़्यादा सवाल पूछें, ताकि आप समझ सकें कि उन्हें किस चीज़ से परेशानी हो रही है. हो सकता है आपको उन्हें कोई और रोल असाइन करना पड़े, जो उनके लिए ज़्यादा सही हो.

किसी एडमिन को हटाने से पहले, उनसे बात करके उन्हें बताएँ कि उनके एक्शन का दूसरे एडमिन और/या कम्युनिटी पर क्या असर पड़ रहा है. यह ऐसा मौका होता है, जब आप उन्हें फ़ीडबैक दे सकते हैं और वे अपने बर्ताव में सुधार ला सकते हैं.

अगर इसके बावजूद भी वह साथ मिलकर काम न कर पाएँ, तो उन्हें एडमिन टीम से हटा दें, लेकिन उन्हें अपनी कम्युनिटी में रहने दें. उन्हें हटाने की घोषणा करें. उन्हें शुभकामनाएँ दें और आगे बढ़ जाएँ.